A helyszín kiválasztása

A helyszín megfontolt kiválasztása nagyban befolyásolja az esemény kimenetelét. Mégis melyek azok a főbb szempontok melyek eligazíthatnak a választásban?
Először is tudnunk kell, hogy egy adott helyszín milyen befogadó-kapacitással rendelkezik, milyen kiegészítő szolgáltatások vannak?(catering, tolmács vagy hostess szolgálat, berendezés díszítés, audiovizuális felszerelés, flexibilis, modulárisan átalakítható belső terek stb.)
Az esemény típusa szintén meghatározó a választásban. Kongresszus, konferencia, tudományos vagy kulturális szeminárium esetén egy tágas, nyugodt és jól felszerelt helyre van szükség, míg egy céges összejövetel vagy találkozó létrejöhet egy étteremben, sörözőben stb.
A kongresszusi központok nagyon jól felszerelt és személyre szabható helyszínek, könnyen elérhetők, közvetlen szállodai és személyzeti szolgáltatásaik vannak. Hátrányuk, hogy egyszerre több rendezvényt is fogadhatnak.
A szabadtéri helyszínek (stadionok, parkok) általában a sporttal és zenével kapcsolatos rendezvények ideális helyszínei, itt a háttérszolgáltatások mind a megrendelőn múlnak.
Egy igen különleges alternatívát kínál a hajó: összejövetelek, céges ünnepek ideális helyszíne, (étterem, zenés szórakozás, különtermek, tárgyalók, a kikötőkben különprogramok általában mindig derűs, felszabadult hangulatot biztosítanak.. Egy kastély vagy egy szálloda klasszikus színtere a rendezvényeknek, hisz egy helyen biztosít éttermet, szállást, alapvető technikai felszerelést, szép környezetet és felkészült személyzetet.
Összefoglalva tehát a következőket kell szem előtt tartanunk:

• Logisztikailag milyen ponton helyezkedik el helyszínünk (megközelítés)?
• Milyen kiegészítő szolgáltatásokat nyújt?
• Van e közeli elégséges szálláslehetőség?
• Milyen szabadidős programokat kínál a helyszín?
• Van-e vásárlási lehetőség?

Előző cikk Következő cikk