Mire figyeljünk a költségvetés elkészítésekor?

Amikor az ember azt a feladatot kapja, szervezzen meg egy sikeres rendezvényt, kiállítást, eseményt, akkor a tervezések első lépéseként a pénzügyi háttérrel kell tisztában lennie. Nem mindegy ugyanis, hogy a megrendelő mekkora büdzsét bocsát a rendelkezésére, s mit vár el ezért cserébe.

Megpróbáltuk összeszedni listaszerűen, mi az, amire mindenképpen figyelni kell egy rendezvény költségvetésének összeállításakor.

A legfontosabb lépés, tisztázni, vajon milyen eseményt kell megrendezni, hiszen más számokkal kell tervezni sajtótájékoztató, kiállítás vagy kongresszus esetében. Tehát attól függően, hogy milyen eseményen hány főre számítok, kiválasztom a helyszínt.

A helyszín kiválasztása a rendezvénytípusától függ, lehet Budapest vagy vidék, kis étterem vagy elegáns szálloda, kastély, esetleg valami extrém, a témához szorosan kapcsolódó helyszín is.

Ha megvan a helyszín és az időpont, jöhet a meghívók kiválasztása és elküldése. Az olcsóbb megoldások között az e-mail- és/vagy a telefonmeghívás a divat, drágább, de egyben elegánsabb is a nyomtatott, postán kiküldött változat.

Visszajelzést mindenképpen szerencsés kérni (s a meghívottnak illik is adni), hiszen így már tovább lehet tervezni a biztosnak hitt létszám ismeretében. A meghívottak visszajelzései alapján el lehet kezdeni a catering megrendelését - a rendezvény jellegétől függően: koktélparty, állófogadás, ültetett állófogadás, ültetett ebéd, vacsora, stb.

Ha a helyszínen kizárólagos cateringes cég van, akkor nem tehetünk mást, tőlük kell rendelnünk, de ha van lehetőség "kinti" cég igénybevételére, érdemes körülnézni az ajánlatok között.

A büdzséből mindenképpen fenn kell tartani bizonyos összeget a helyszín díszítésére, dekorálására, olcsóbb megoldásokat a lufi, élővirág, művirág, különböző drapériák jelentenek, igényesebb helyeken jóval nagyobb költséggel nem elképzelhetetlenek az extrémebb ötletek megvalósításai sem (például jégszobor, csokiszökőkút, stb.)

A rendezvény jellegétől függően attrakciók és műsorok is bővíthetik a programot, a betétszámokra különös gonddal kell figyelni, hiszen egy playback-műsor minden bizonnyal kevesebb költséget emészt fel, mint egy zenekar, humorista, jósda, táncbemutató meghívása.

Ha a vendégeket meg akarom lepni valami kedvességgel, akkor ezt szintén figyelembe kell venni (gyakorlatilag bármilyen ötlet felmerülhet: névre szóló szalvétagyűrű, hölgyeknek virág, uraknak 1 üveg különleges bor).

Amennyiben több napos, vagy esti a rendezvény, esetleg gondoskodni kell a vendégek elszállásolásáról is, nem árt figyelembe venni a lehetőségeket már a helyszín kiválasztásakor sem.

Felmerülhetnek extrém lehetőségek is, amelyek emelik a költségeket. Ilyen lehet szabadtéri esemény szervezésekor a sátor. A sátor méretének kiválasztásához fontos tudni, hogy az
általános rendezvénysátrak 5 méterenként bővíthetőek. Mindig figyelembe kell venni, hogy a sátor felállítása időigényes és az építés már órákkal a kezdési időpont előtt, el kell hogy kezdődjön (500 fő részvétele esetén pl. 300-400 nm-es sátor felállítása javasolt.)

Kültéri rendezvények esetén figyelmet kell fordítani a hang- és színpadtechnikára - az általános színpadi elemek 2x1 méteres darabokból állnak. A legtöbb színpadi produkcióhoz elegendő egy 20 nm nagyságú színpad megrendelése.

Amennyiben a helyszínen nem áll rendelkezésre megfelelő számú mellékhelyiség, akkor a létszám függvényében mobilmosdók elhelyezéséről kell gondoskodni.

A regisztrációs feladatok ellátására és a vendégek egész napos koordinálására érdemes megfontolni kedves és csinos hostess hölgyek felkérését.

Amennyiben a szervezés meghaladja a képességeket, s segítségre van szüksége a megrendelőnek a fenti dolgok kitalálásához, koordinálásához, akkor jöhetnek a profi rendezvényszervező cégek, akik testreszabott ajánlatot dolgoznak ki az adott igények alapján, valamint le is bonyolítják az eseményt, természetesen bizonyos juttatás fejében.

Előző cikk Következő cikk