Szervezzünk, de hogyan?

Még a profi rendezvényszervezők is tudják, nem könnyű nekikezdeni egy esemény megtervezésének. Vannak bizonyos kötelező részek, amelyekre külön felügyelni kell, vannak bizonyos elemek, amelyek kihagyhatatlanok. Összeállításunkban vázlatszerűen tekintsük át a kongresszusok, konferenciák, kiállítások és vásárok szervezésének főbb lépéseit.

Kongresszusok és konferenciák szervezése

Előkészítő szakasz

• Marketing tevékenység
• Ajánlattétel - előkészítő tárgyalás
• Szolgáltatások egyeztetése a szolgáltató partnerekkel
• Belső költségvetés készítése, részvételi díj megállapítása
• Árajánlat

Szerződéskötés

• Szerződéskötés a megbízóval
• A szolgáltatások lekötése

A tényleges szervezési folyamat

• Részletes javaslat a programokra a megbízó felé
• Ütemterv készítése, a felelősök kijelölése
• Nyomtatványok megtervezése, egyeztetése a megbízóval
• Reklám - propaganda tevékenység
• Személyi feltételek biztosítása

A szakmai programok speciális szervezési feladatai

• A szakmai terület meghatározása
• A szakmai bizottság feladatai

A megnyitás előtti közvetlen teendők

• A résztvevők listája, szobalisták, menüsorok, szolgáltatások összeállítása
• Protokoll, ülésrendek
• Feladatlisták, forgatókönyvek összeállítása, oktatás
• A kongresszusi iroda berendezése, technikai feltételek megteremtése

A kongresszus lebonyolítása

• Általános szempontok a lebonyolításhoz
• Érkezések és elutazások
• A résztvevők helyszíni jelentkezése (regisztráció)
• A résztvevők külön programjai

A befejezés utáni teendők

• Elszámolás a szolgáltatókkal
• Végelszámolás a megbízóval

A kongresszus lezárása

• Kongresszus utáni teendők a helyszínen
• Szervezők záró összejövetele
• Köszönő levelek
• Kérdőívek kiértékelése
• Utókalkuláció
• Szakmai anyagok kiküldése a résztvevőknek
• Szöveges elemzés

Kiállítások és vásárok szervezése
A kiállítások célja és jelentősége: figyelemfelkeltés, tájékoztatás, motiválás

A kiállítások fajtái:

• Világkiállítás
• Kongresszust kísérő kiállítások
• Kereskedelmi kiállítások és vásárok

• Az idegenforgalmi kiállítások:
• kifejezetten a szakmának szóló kiállítások
• szakmai kiállítások korlátozott közönség részvétellel
• idegenforgalmi végfogyasztó vásárok
• az idegenforgalommal rokon szakmai kiállítások
• nemzetközi vásárokon való megjelenés
• magyar gazdasági és kulturális heteken való megjelenés
• prezentációk

A kiállítások szervezése

• a szervezés menete
• jelentkezések
• katalógus

A kiállítások technikai feltételei

• Épület
• Biztosítás
• Egészségügyi előírások
• Biztonság
• Vendéglátás

A kiállítók szervezési feladatai

• Kiállítói stand
• Dekoráció, grafika
• Személyi feltételek
• Tárgyi feltételek

Előző cikk Következő cikk